Come esposto nel sommario, questo contributo assume un’importante funzione propedeutica e, per questo, vi invito a leggerlo con attenzione. Potrete così trarre un maggior beneficio quando saranno sviluppati e analizzati singolarmente i diversi moduli dedicati alla comunicazione.
Per iniziare, soffermiamo solo per un attimo la nostra attenzione su una definizione che ci sarà molto utile. Spesso, infatti, incontreremo il termine CMS, acronimo inglese di un Content Management System. Significa sistema di gestione dei contenuti ed è uno strumento software che ha il compito di facilitare la gestione dei contenuti di siti web, svincolando il webmaster da conoscenze tecniche specifiche di programmazione Web. Ed è proprio lo strumento che rappresenta l'oggetto principale della nostra rubrica: il sistema dedicato alla gestione del sito della Azione Cattolica.
Il nostro CMS, nasce fondamentalmente per offrire una serie di strumenti dedicati alla comunicazione e all’informazione: i cosiddetti moduli standard o generici. Sono stati definiti in questo modo - standard o generici – proprio perché, essendo finalizzati alla comunicazione, si adattano a qualsiasi campo di attività.
Prima di esaminare i concetti e le questioni sostanzialmente comuni a tutti i moduli dedicati alla comunicazione, è utile iniziare da un elenco con le loro definizioni sintetiche.
Articoli, comunicati, notizie. Il modulo consente di organizzare e gestire un archivio di articoli, notizie (news), comunicati e informazioni in forma scritta.
Documenti. Il modulo consente di organizzare e gestire un archivio di documenti di varia natura e formato (Pdf, Word, Excel, ppt, zip, mp3, mp4, mov, jpg, gif, png), che l’utente del sito può scaricare sul suo dispositivo (pc, notebook, tablet, smartphone) o consultare direttamente on line.
Eventi. Il modulo consente di organizzare e gestire un archivio per mezzo del quale si possono presentare in forma cronologica eventi, attività e manifestazioni di varia natura.
Gallerie fotografiche. Il modulo consente di organizzare e gestire un archivio composto tipicamente da raccolte di immagini fotografiche. Viene anche utilizzato per organizzare raccolte di composizioni grafiche e slide.
Video. Il modulo consente di organizzare e gestire un archivio di video o filmati precedentemente caricati su un canale di YouTube.
Podcast. Questo modulo permette di gestire un archivio di registrazioni audio nei formati mp3 e ogg.
Ciascuno dei moduli elencati sarà oggetto di uno specifico contributo di approfondimento, finalizzato ad una corretta gestione e ad un uso appropriato.
In effetti, la necessità di tali approfondimenti deriva da esperienze reali e concrete, maturate nella pratica dell’attività, che mi hanno permesso di identificare alcune problematiche comuni e ricorrenti.
Nella migliore delle ipotesi, esse causano dei disturbi operativi risolvibili senza intaccare la qualità della comunicazione, ma a fronte di cospicue “perdite di tempo”, altrimenti evitabili. In altre situazioni, invece, gli effetti sono davvero ingestibili e finiscono per penalizzare fortemente la qualità della comunicazione espressa dal sito, degradandone autorevolezza e credibilità.
Fondamentalmente ho catalogato tre problematiche principali che sono trattate qui, di seguito.
SCARSA O INSUFFICIENTE CONOSCENZA DELLE FUNZIONI OFFERTE DAI SINGOLI MODULI DEL CMS.
Cominciamo con una metafora. Sappiamo che non è necessario saper guidare una corriera per organizzare e gestire un’attività di trasporti di persone. È però necessario conoscere il numero dei posti, i tempi di media percorrenza in funzione dei percorsi, i costi di esercizio, le regole dei tempi di guida degli autisti. Così, anche senza saper guidare le nostre corriere, possiamo organizzare viaggi turistici e presentare agli autisti una precisa tabella di viaggio. Tuttavia, se non conosciamo le caratteristiche dei mezzi e ignoriamo dettagli operativi e regole generali, corriamo davvero dei grossi rischi. Ci potrebbe capitare di sottoutilizzare i mezzi, magari disponendo corriere da 60 posti per trasportare solo 20 persone. Altrimenti, potrebbe accadere di pretendere prestazioni impossibili, come quelle di richiedere ad un autista di percorrere il tragitto Roma-Milano, con 180 passeggeri, in 30 minuti, proprio alla velocità di Hyperloop.
Fuor di metafora, anche se non ci occupiamo direttamente di inserire nel sito i media informativi che abbiamo creato, dobbiamo conoscere le caratteristiche e le funzioni disponibili e offerte dal modulo che intendiamo utilizzare.
Peraltro, va anche detto che gli effetti di questa problematica si estendono nella misura in cui si estende il numero delle persone che partecipano alla redazione del materiale informativo. Così, senza una precisa organizzazione, è facile immaginare che ogni membro della redazione possieda un diverso livello di conoscenza del modulo utilizzato per la gestione dell’informazione.
Risultato: un caos, davvero un disordine totale. Comunicati con sommario e senza sommario, con il nome dell’autore e senza il nome dell’autore, con immagini di proporzioni sempre diverse. E possiamo fermarci qui, perché il concetto è ben chiaro.
Non ci resta che trarre la prima conclusione ed affermare che per ottenere i migliori risultati si devono conoscere le funzioni offerte dal modulo utilizzato.
SCARSA O INSUFFICIENTE CONOSCENZA DELLE NOZIONI DI BASE SULLA COMUNICAZIONE WEB.
Immaginiamo pure di conoscere nei dettagli il funzionamento di tutti i moduli dedicati alla comunicazione. È sufficiente? Non ancora. No, perché è anche necessario conoscere le regole di base sulla comunicazione per il web. Chi produce il materiale informativo per il sito ne deve tenere conto.
Ci sono regole generali per la composizione dei titoli, regole per la corretta strutturazione di un articolo e per migliorare la chiarezza espositiva. Poi ci sono tecniche, esclusivamente dedicate alla comunicazione online, finalizzate a migliorarne la leggibilità. E ancora, regole su come impostare e strutturare i video, su come organizzare una galleria fotografica e selezionare le immagini, sul livello di compressione ottimale di un file audio utilizzato nei podcast.
Insomma, ci sono suggerimenti importanti, tecniche e regole basilari che, se non vogliamo compromettere la qualità del nostro sito, non possono essere ignorate.
In conclusione, possiamo aggiungere che per ottenere i migliori risultati è necessario conoscere le nozioni di base sulla comunicazione web.
MANCANZA DI UN METODO EFFICIENTE DEDICATO ALLA TRASMISSIONE DEI CONTENUTI.
Ora possiamo anche immaginare di aver fatto dei grandi passi avanti. Conosciamo le funzioni di tutti i moduli dedicati alla comunicazione del nostro CMS e disponiamo di una buona conoscenza delle nozioni di base per la comunicazione web. Siamo quasi arrivati, ma non basta.
Infatti, c’è ancora un importante aspetto da curare e che riguarda la modalità con cui si gestisce il trasferimento del materiale informativo prodotto, affinché venga pubblicato sul sito.
Trattandosi di un aspetto che, in prima istanza, può anche apparire banale, spesso ci si avvicina con un approccio semplicistico e si improvvisa. E già qui può nascere un primo problema. Infatti, non solo capita che referenti (redattori, produttori di media) diversi utilizzino ciascuno un canale di comunicazione diverso (email, Messenger, WhatsApp, Wetransfer, Dropbox, Smash, Google Drive, Hightail, Terashare e ... chi più ne ha, più ne metta), ma accade anche che lo stesso referente, in momenti diversi, possa utilizzare canali diversi.
Peraltro, questo problema acutizza e amplifica i suoi effetti quando ci sono redazioni allargate. Infatti, non è raro il caso in cui vi siano diversi redattori (o produttori di media) e, nel contempo, vi siano anche diverse persone che si occupano della pubblicazione on line dei contenuti. In tali casi potrebbe invece accadere che siano questi ultimi operatori ad utilizzare canali diversi per il trasferimento dati.
Insomma, pareva una banalità e invece può essere davvero un bel problema. Fortunatamente è un problema che si risolve con relativa facilità. Basta organizzare una modalità operativa semplice, ma precisa e ordinata, dedicata espressamente alla trasmissione del materiale informativo. Ovviamente si dovrà tener conto di tutti gli aspetti legati alla tipologia dei contenuti informativi (testi, foto, documenti di grandi dimensioni) e di quelli connessi alle possibili variabili dimensionali della struttura operativa.
A questo punto possiamo chiudere anche questo paragrafo affermando che per ottenere i migliori risultati è necessario adottare un metodo efficiente che stabilisca le regole per l’invio e il trasferimento del materiale informativo destinato alla pubblicazione online.
Prima di concludere, vorrei solo aprire una breve riflessione di carattere generale, indotta proprio dall'ultimo punto trattato. Si riferisce alla differenza tra semplicismo e semplicità.
Semplicismo è ciò che, per risolvere le problematiche, ne banalizza i contenuti, spingendosi anche a rimuoverli, a ignorali, pur di giungere in fretta alla sintesi, alla conclusione, all’operatività. Così facendo si creano disordine e precarietà. Spesso, la soluzione del semplicismo induce caos, confusione, disorganizzazione.
La semplicità richiede quasi sempre processi più faticosi e impegnativi. In primo luogo, mette in luce e analizza i singoli aspetti della problematica. Quindi si dedica alla soluzione dei vari punti, rispettando il senso delle reciproche connessioni e interdipendenze. Il prodotto finale del processo è un metodo pratico ed efficace, che si applica per risolvere il problema. Tanto più l’impiego di tale metodo risulterà semplice e di facile applicazione, tanto più lo si potrà considerare di alto valore. E dunque, nella semplicità, ciò che è semplice è la modalità della soluzione del problema.
La trattazione del programma inteso a sviluppare i "vademecum” sui moduli del CMS dedicati alla comunicazione, prosegue con un articolo dedicato ai caratteri generali (sistema delle categorie, titolo, sommario, fonti, tags, modalità di evidenza, pubblicazione differita, sistema di correlazione, condivisione). Poi seguiranno le trattazioni specifiche, con gli articoli-guida dedicati ai singoli moduli che sono stati elencati.
